L’ULC traite les Données Personnelles qu’elle a recueillies (directement ou indirectement, via e-mail, courrier postal ou électronique et par téléphone) auprès des Personnes Concernées ou de tiers (tels que par exemple la partie adverse dans un dossier, et y compris, le cas échéant, auprès de sources accessibles au public) en conformité avec les lois et règlements applicables, et notamment en conformité avec le RGPD.
L’ULC traite les catégories de Données Personnelles suivantes dans le cadre des finalités de traitement et en vertu d’une ou plusieurs des bases légales listées ci-après :
- Catégories de Données Personnelles
- Données d’identification personnelle : Afin de vérifier si une personne demandant à pouvoir bénéficier d’un service de la part de l’ULC est membre, futur ou ancien membre et de déterminer quels sont les services auxquels elle a droits : nom et prénom, adresses électronique et postale, numéro de téléphone, date de naissance., etc.
- Données administratives : En cas (de demande) d’affiliation : le genre et la date de naissance, la composition de ménage (afin de déterminer le nombre de personnes couvertes par la carte de membre), un numéro de compte en banque, les données financières attestant du paiement des cotisations, etc..
- Données contextuelles d’une demande : Afin de vérifier si le service demandé relève ou non de la compétence et de la mission de l’ULC et/ou aux fins du bon traitement du dossier de demande d’avis juridique ou technique ou d’assistance dans le cadre d’un litige de consommation ou de bail à loyer : toutes données de contexte, y compris,
à titre d’exemples, le patrimoine immobilier, les dépenses, les déplacements, les activités de loisirs, etc.
Exceptionnellement, l’ULC pourra demander des informations relatives à l’état de santé en lien avec l’objet du litige ou avec la situation personnelle qui lui est soumise pour avis juridique. Exemple : préjudice corporel occasionné par un prestataire de service, risque couvert par une assurance santé ou assurance-vie, … - Données biométriques : images et/ou sons, vidéo, etc. (notamment en cas de présence physique dans les locaux de l’ULC, participation à un évènement organisé par l’ULC ou auquel l’ULC participe, etc.).
L’ULC ne demandera en principe pas à recevoir des Données Sensibles concernant notamment l’origine raciale ou ethnique, l’orientation sexuelle, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale. Les Personnes Concernées doivent veiller à ne pas communiquer de telles données à l’ULC à moins qu’elles ne concernent l’objet du litige qui lui est soumis (Exemple : discrimination fondée sur l’origine ethnique de la part d’un professionnel prestataire de services). Si de telles données devaient être comprises dans les informations ou documents communiqués à l’ULC sans lien pertinent avec le dossier, l’ULC se réserve le droit de restituer les documents originaux ou de détruire les copies de documents en question, en en informant l’expéditeur, et s’efforcera, dans la mesure du possible, d’effacer ces Données Sensibles.
En tout état de cause, tout envoi à l’ULC de données à caractère personnel doit l’être en conformité avec les lois et règlements applicables, et notamment sous réserve de l’information appropriée voire du consentement de la personne concernée par lesdites données.
Au moment de la collecte de données, les champs d’un formulaire marqués par un astérisque doivent obligatoirement être remplis. Dans le cas contraire, l’ULC ne sera pas en mesure de faire suite à la demande formulée.
- Finalités de traitement
- Réponse à toute demande de contact et/ou renseignement d’une personne physique ;
- Promotion, enregistrement et gestions administrative et comptable des adhésions des anciens, actuels et futurs membres ;
- Traitement des dossiers de demande d’avis et/ou d’assistance juridique et/ou technique (en vue de la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit, le cas échéant en justice);
- Information et sensibilisation à la protection du consommateur, et collaboration avec toutes les parties prenantes dans ce contexte (publiques ou privées, nationale ou européenne) ;
- Promotion et information sur la vie de l’association (notamment par le biais de newsletters) ; gestion des petites annonces et des commandes de tests comparatifs de produits ; organisation et invitation à des évènements, enquêtes, etc. ;
- Gestions administrative et comptable de l’association (y compris des relations de travail avec ses (anciens) salariés, des relations contractuelles avec ses fournisseurs, des risques et litiges, des demandes de Personnes Concernées, etc.) et entretien et protection des bâtiments, équipements, infrastructure et données informatiques (y compris la gestion et l'authentification des accès);
- Respect des obligations réglementaires et/ou contractuelles (y compris vis-à-vis de son Ministère de tutelle) ;
- Etablissement de statistiques et de comptes-rendus d’activité ; et/ou
- Toute autre finalité expressément indiquée à la Personne Concernée.
- Bases légales de traitement
- Consentement de la Personne Concernée au traitement de ses Données Personnelles pour une ou plusieurs finalités de traitement spécifiquement indiquées (notamment d’adhésion à l’ULC) ;
- Intérêts légitimes poursuivis par l’ULC (tels que la protection des actifs de l’ULC, la compréhension des besoins et des attentes de ses (futurs) membres et/ou la réalisation de la mission ou de l’intérêt social de l’ULC) ;
- Exécution d'un contrat auquel la Personne Concernée est partie ou de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
- Exécution de la mission d'intérêt public dont est investie l’ULC; et/ou
- Respect d'une obligation légale à laquelle l’ULC est soumise.
Droit des Personnes Concernées
De manière générale, les Personnes Concernées ont à tout moment le droit de demander (i) à accéder à leurs Données Personnelles, (ii) la rectification et/ou l’effacement de celles-ci, et/ou (iii) la limitation de leur traitement. En fonction de la base légale du traitement, les Personnes Concernées peuvent également s’opposer au traitement de leur Données personnelles et exercer leur droit à la portabilité, voire retirer leur consentement au traitement de leurs Données personnelles pour le futur. Toute demande en ce sens est à adresser à l’adresse e-mail suivante dédiée : rgpd@ulc.lu, accompagnée le cas échéant d’une preuve d’identité de la Personne Concernée.
L’exercice des droits listés ci-dessus est sous réserve des conditions des lois et règlements applicables, et notamment des durées de conservation telles que décrites au paragraphe suivant.
Durée de conservation
Les Données Personnelles sont conservées sous une forme permettant l'identification des Personnes Concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, et tel que nécessaire au respect des obligations légales de l’ULC et aux délais de prescriptions qui s’y appliquent, et à la protection des droits et intérêts de l’ULC.
Partage des Données Personnelles
Les Données Personnelles sont traitées par les employés et représentants des différents services de l’ULC dans le cadre des missions qui leur sont confiées.
- En fonction des finalités de traitement, et outre aux Personnes Concernées elles-mêmes, l’ULC peut être amenée à partager (le cas échéant, avec l’accord des Personnes Concernées), les Données Personnelles aux catégories de destinataires suivantes, qui sont également soumis aux dispositions des lois et règlements applicables (y compris du RGPD). :
- consultants externes (inspecteurs techniques, avocats, conseillers en matière d’impôts,), notamment dans le cadre de la défense ou protection des droits ou intérêts en cas de réclamation ou litige à l’encontre de Personnes Concernées ;
- personnes morales et/ou physiques qui constituent et/ou représentent la partie adverse dans un litige auquel les Personnes Concernées sont liées ;
- sous-traitants (notamment les fournisseurs informatiques) ; et/ou
- conseillers et/ou auditeurs externes de l’ULC.
Les Données Personnelles ne sont pas traitées de manière automatisée. Elles ne sont pas transmises à des sociétés commerciales aux fins de prospections, ni en dehors de l’Union Européenne autrement que vers des pays offrant un niveau de protection adéquat tels que décidé par la Commission européenne ou à des destinataires fournissant les garanties appropriées (copie desdites garanties disponible sur simple demande) conformément aux dispositions des lois et règlements applicables (y compris du RGPD).
Droit à l’image
Dans le cadre d’évènements organisés par l’ULC ou auxquels l’ULC participe, des photos et/ou vidéos non ciblées des personnes présentes reflétant l'atmosphère générale pourront être prises. Dans le cas où des photos et/ou vidéos ciblées d’une personne sont réalisées, cette dernière peut s’y opposer directement lors de la prise de vue ; à défaut, le consentement de la personne à ladite prise sera présumé ainsi qu'à sa publication sur tous supports et médias (internes ou externes) de l’ULC.
Recrutement
Les Données Personnelles de Candidats collectées à l’occasion de la réception et de l’examen des candidatures (notamment à travers les CV, les lettres de motivation et autres documents communiqués par les Candidats) font l’objet d’un traitement automatisé par l’ULC lui permettant :
- de gérer le processus de recrutement de ses futurs collaborateurs (notamment pour enregistrer les candidatures, analyser et évaluer les profils, vérifier la véracité des informations communiquées et assurer la communication avec les Candidats), et
- d’accomplir des formalités obligatoires le cas échéant, et d’alimenter le dossier administratif des Candidats retenus.
En outre, si les Candidats le souhaitent, leurs Données Personnelles pourront enrichir la CVthèque de l’ULC.
Ce traitement a pour fondements juridiques : l’exécution de mesures précontractuelles (en vue de la conclusion d’un contrat de travail le cas échéant), l’intérêt légitime de l’ULC (pour assurer la sécurité des accès aux locaux de l’ULC en cas d’entretien et conserver les Données Personnelles des Candidats non-retenus après entretien), et le consentement des Candidats (pour conserver les Données Personnelles des Candidats non-retenus n’ayant pas passé d’entretien).
Le traitement porte, notamment, sur les catégories de Données Personnelles des Candidats suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom(s), sexe, adresses postale et électronique, coordonnées téléphoniques, photo, etc. ;
- Données administratives : date et lieu de naissance, état civil, nationalité, permis de travail / séjour le cas échéant ;
Données professionnelles : CV, lettre de motivation, historiques des écoles, établissements, universités, nature des cours suivis, diplômes/certificats, références professionnelles, recommandations, résultats d’examens, etc. - Données académiques : convention de stage, certificat de scolarité, etc.
Pour répondre aux finalités sus-énoncées, des Données Personnelles supplémentaires de Candidats sont également susceptibles d’être sollicitées et collectées par l’ULC.
La non-fourniture de ces Données Personnelles rendra impossible la participation des Candidats au processus de recrutement voire la conclusion de contrats de travail avec les Candidats retenus.
Les Données Personnelles des Candidats sont conservées jusqu’à la clôture du processus de recrutement, puis, pour les Candidats retenus, pendant la durée de conservation applicable à leur dossier administratif (soit jusqu’à dix (10) ans après la fin de la relation de travail). Après avoir recueilli, le cas échéant, leur consentement, les Données Personnelles des Candidats non-retenus seront conservées exclusivement en vue d’alimenter la CVthèque de l’ULC pendant une période de deux (2) à compter du dernier contact avec le Candidat concerné.
Les Données Personnelles des Candidats sont traitées de manière confidentielles et seuls y ont accès les responsables des services intéressés (Bureau directeur de l’ULC, responsable des ressources humaines, responsable du service recruteur, etc.). En cas de recrutement, certaines Données Personnelles du Candidat concerné seront également transmises aux organismes (publics) compétents à informer de l’embauche (y compris, sans limitation, la médecine du travail).
Sous réserve des stipulations spécifiques reprises au présent paragraphe « Recrutement », le reste des stipulations de la présente Politique de Confidentialité s’appliquent également aux (Données Personnelles des) Candidats.
Contact
Pour toute question relative à la protection des données personnelles et pour l’exercice de leurs droits par les Personnes Concernées, un e-mail peut être adressé à l’adresse e-mail suivante dédiée : rgpd@ulc.lu
Si les Personnes Concernées estiment, après avoir contacté l’ULC, que leurs droits ne sont pas respectés, elles peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD).
• Responsable de traitement
UNION LUXEMBOURGEOISE DES CONSOMMATEURS (ULC) - Nouvelle A.s.b.l.
Association sans but lucratif.
Adresse : 55 rue des Bruyères, L-1274 Howald, Luxembourg
E-mail : info@ulc.lu ou rgpd@ulc.lu
• Délégué à la protection des données
PRONEWTECH S.A.
Adresse : 55 Allée de la Poudrerie, L-1899 Kockelscheuer
E-mail: dpo@pronewtech.lu
Définitions
« Candidat(s) » : Toute personne physique ayant transmis sa candidature en réponse à une offre d’emploi de l’ULC, publiée sur le site de l’ULC ou tout autre site de recrutement, ou en candidature spontanée, ceci par tout moyen (e-mail, papier, etc.). Les Candidats sont une catégorie particulière de Personnes Concernées.
« Donnée(s) Personnelle(s) » : données à caractère personnel telles que définies à l’article 4 (1) du RGPD et traitées par l’ULC ;
« Donnée(s) Sensible(s) » : catégories particulières de données à caractère personnel telles que définies à l’article 9 du RGPD.
« Personne(s) Concernée(s) » : personne(s) physique(s) identifiée(s) ou identifiable(s) dont les Données Personnelles sont traitées par l’ULC ;
« RGPD » : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
« ULC » : Union Luxembourgeoise des Consommateurs - nouvelle a.s.b.l.;
L’ULC est susceptible de modifier, ajouter ou éliminer des éléments de la présente Politique de Confidentialité. Nous vous recommandons de lire régulièrement cette Politique.
(Version septembre 2024)
